Jak przeprowadzić efektywny follow-up w sprzedaży? [WSKAZÓWKI + 10 GOTOWYCH SZABLONÓW]

Wszyscy dobrze znamy zwrot „Dzień dobry, chciałem się tylko upewnić…”. To chyba najbardziej utarty follow-up w sprzedaży – tak popularny, że aż nieefektywny. Może właśnie dlatego, że widzieliśmy go już tyle razy, sami rzadko dostajemy na niego odpowiedź.

Jak więc napisać follow-up, który nie będzie pomagał nam „tylko się upewnić”, ale przyczyni się do skutecznej sprzedaży? Kiedy wysłać follow-up? Jak utrzymać kontakt i jednocześnie się nie narzucać? I dlaczego oni znowu nie odpowiadają?

W tym artykule znajdziesz:

• Definicję follow-upu sprzedażowego
• Wskazówki i dobre praktyki przy wysyłaniu follow-upów
• 10 szablonów maili follow-up na różne okazje

Definicja follow-up e-mail

Zacznijmy od tego, czym jest follow-up. Follow-up e-mail to wiadomość wysyłana osobie, z którą już wcześniej podjęliśmy próbę kontaktu. Może mieć on różne cele – czasami stanowi podsumowanie spotkania i zawiera plan kolejnych kroków współpracy, a czasami to taktowne przypomnienie o odpowiedzi na poprzedniego maila. Follow-up e-mail może również zawierać szczegóły dotyczące prezentacji produktu, co pozwala klientowi na dokładne zapoznanie się z ofertą.

Pamiętaj też, że złota zasada follow-upu brzmi: nigdy nie czuj się źle, wysyłając kolejnego e-maila. Follow-up udowadnia, że ci zależy oraz zwiększa szansę na wygraną sprzedaż. Dobrze napisany follow-up jest naprawdę skuteczny. Najlepsi sprzedawcy domykają dzięki niemu nawet ponad 75% umów.

Follow up w sprzedaży – dlaczego jest ważny?

Follow-up w sprzedaży jest kluczowy, ponieważ większość klientów nie podejmuje decyzji od razu, a regularny kontakt znacząco zwiększa szanse na zamknięcie transakcji. Po pozyskaniu kontaktu sprzedażowego i pierwszej interakcji, należy pokazać klientowi, że zależy nam na podtrzymaniu relacji. Podtrzymywanie zaangażowania i zaufania jest niezbędne w dłuższej perspektywie kontaktu z klientem.

Ponadto klientom zdarza się zapomnieć o ofercie, a follow-up pozwala im ją przypomnieć i stopniowo rozwiewać wątpliwości. To także skuteczna metoda kwalifikacji leadów, dzięki której sprzedawca koncentruje się na najbardziej obiecujących klientach. Wielu handlowców rezygnuje po pierwszym kontakcie, co daje przewagę tym, którzy są konsekwentni. Regularny follow-up zwiększa także wartość klienta w czasie, umożliwiając budowanie długoterminowej współpracy.

Korzyści z follow-upu w sprzedaży

Follow-up w sprzedaży jest istotną częścią procesu sprzedaży, która może przynieść wiele wymiernych zalet. Jedną z najważniejszych zalet follow-upu jest możliwość zwiększenia sprzedaży poprzez głębsze zrozumienie potrzeb klienta i stworzenie skutecznej oferty handlowej. Regularne follow-upy pozwalają na utrzymanie kontaktu z potencjalnym klientem, co zwiększa szanse na finalizację transakcji.

Dobrze sformułowany follow-up może przynieść także wiele innych korzyści. Poniżej przedstawiamy niektóre z nich.

Wzrost sprzedaży dzięki efektywnemu follow-up

Efektywny follow-up to nie tylko przypomnienie o ofercie, ale także realna okazja do poprawy wyników sprzedaży. Systematyczny kontakt z klientem pozwala lepiej poznać jego oczekiwania, co umożliwia dopasowanie propozycji do jego potrzeb i znacząco zwiększa szanse na zamknięcie sprzedaży. Dzięki temu, follow-up staje się kluczowym elementem strategii sprzedażowej, który może znacząco wpłynąć na średnią wartość sprzedaży.

Budowanie długoterminowych relacji z klientami

W sprzedaży tworzenie dobrych relacji jest niezwykle ważne, a follow-up odgrywa kluczową rolę w utrzymywaniu więzi z klientem. Regularny kontakt wzmacnia zaufanie, co przekłada się na większą lojalność wobec firmy. Follow-upy pokazują, że firma naprawdę dba o swojego klienta, co może prowadzić do długoterminowej współpracy i rekomendacji.

Zbieranie feedbacku od klientów dla ulepszania oferty

Opinie klientów to cenne źródło informacji, a follow-up stanowi świetną okazję do ich uzyskania. Regularne zbieranie feedbacku umożliwia firmie ciągłe udoskonalanie swojej oferty i lepsze dopasowanie jej do oczekiwań rynku. Regularne follow-upy umożliwiają łatwiejsze badanie potrzeb klientów oraz reagowanie na ich sugestie i uwagi. Wynikiem tego może stać się lepsza obsługa klienta czy wyższa jakość produktów i usług.

6 wskazówek jak stworzyć skuteczny follow up

Follow-up to kluczowy element skutecznej komunikacji sprzedażowej i budowania relacji z klientami. Dobrze napisane wiadomości follow-up mogą zwiększyć zaangażowanie odbiorcy, przyspieszyć decyzje zakupowe i wyróżnić Cię na tle konkurencji. Jak to zrobić, by wiadomości były efektywne, a jednocześnie nienachalne? Oto 6 wskazówek, które pomogą Ci stworzyć follow-upy, na które klienci rzeczywiście odpowiadają.

Follow-up e-mail – znajdź dobry moment na wysyłkę

Zanim zabierzesz się za pisanie kolejnego follow-upu, warto upewnić się, że klient już nie przesłał wcześniej odpowiedzi na Twojego maila. Chcemy uniknąć sytuacji, w której moglibyśmy wypaść nieprofesjonalnie i spalić kontakt przez zwykłe przeoczenie – w zalewie wiadomości łatwo przegapić, że w skrzynce odbiorczej znajduje się już oczekiwany e-mail.

Natomiast, jeśli klient nie odpowiedział lub chcemy skontaktować się z nim po spotkaniu na żywo należy wysłać mu follow-up. Główna zasada mówi, że jeśli udało nam się już nawiązać kontakt, to działać należy zawsze możliwie szybko, jednocześnie nie przesadzając z częstotliwością wiadomości.

Najlepiej wysłać follow-up w ciągu 24-48 godzin po wydarzeniu takim jak spotkanie czy przedstawienie oferty. Poniżej przedstawiamy konkretne propozycje, kiedy warto się skontaktować z potencjalnym klientem:

Badania pokazują, że 35-50% sprzedaży wygrywa firma, która odezwie się do klienta jako pierwsza. Pamiętaj jednak, że równie ważne jest w tym wszystkim metodyczne i procesowe podejście. Mając strategię i opracowany schemat follow-upów możesz je dostosowywać w oparciu o osiągane rezultaty.

Co jeszcze dobrze wiedzieć przed napisaniem wiadomości follow-up? Np. jak zwrócić uwagę czytelnika, a jedna z wytycznych to:

Stwórz chwytliwy tytuł

Odpowiedni tytuł wiadomości to klucz do otwarcia Twojej wiadomości: jeśli nie będzie wystarczająco zachęcający, odbiorca nie przeczyta e-maila. Tytuł powinien być chwytliwy, ale także możliwie jak najkrótszy.

Większość osób czyta e-maile na urządzeniach mobilnych, zatem liczba znaków zawarta w temacie maila jest ograniczona. Warto więc wiedzieć, w ilu dokładnie znakach musimy się zmieścić – pierwszy komunikat powinien być możliwy do przeczytania w całości na ekranie urządzenia. Analizy wskazują, że najskuteczniejsze tytuły mają 30-40 znaków.

Oto kilka przykładowych tytułów e-maili, które mogą podnieść Twój współczynnik otwarć (Open Rate):

1. Pytanie zamknięte (takie, na które możesz odpowiedzieć tak lub nie)
np. Czy masz jutro czas na krótkiego calla?

2. Komplement (prawda, że każdy je lubi?)
np. Świetna prezentacja na Pipeline Summit!

3. Zawierający imię
np. Marcin, jak podnosisz efektywność zespołu?

4. Udowadniający, że zrobiłeś/-aś research
np. I wiesz, że prowadzisz start-up, gdy…

5. Przerywający milczenie
np. Czy nadal jesteś zainteresowany naszą ofertą?

TIP: Choć współczynnik otwarć to istotny wskaźnik, w przypadku maili follow-upowych ważniejszy wydaje się współczynnik odpowiedzi, czyli Response Rate. Według badań Woodpecker średni współczynnik odpowiedzi może wzrosnąć nawet o 22% już przy wysyłce jednego maila z follow-upem!

Ustal powód kontaktu

Follow-up e-mail to także forma e-maila sprzedażowego, w którym Twoją “prośbą” wobec odbiorcy jest odpowiedź na wiadomość.

Ta prośba powinna być czymś umotywowana, dlatego dobrze zacząć od ustalenia powodu, dla którego podejmujesz próbę ponownego kontaktu. Ustalenie powodu kontaktu pozwoli Ci nadać całej wiadomości kontekst.

Powodami wysyłki follow-upu może być na przykład podsumowanie spotkania, wysłanie oferty lub podtrzymanie relacji. Ważne jest, aby konkretnie określić przyczynę kontaktu i przedstawić ją w pierwszym zdaniu follow-upu. W przeciwnym razie adresat może być zdezorientowany twoją wiadomością i nie przeczytać jej do końca.

Oto przykładowe powody wysyłki follow-upu:

Określenie, co chcesz pozyskać od osoby, z którą się kontaktujesz, pomoże ci stworzyć skuteczne CTA (Call To Action), czyli wezwanie do działania. Wiadomość powinna zawierać konkretną propozycję kolejnego kroku. Zawsze określ, czego oczekujesz – czy to umówienie spotkania, odpowiedź na pytanie, czy podjęcie decyzji. Wezwanie do działania powinno również ułatwić potencjalnemu klientowi decyzję, dlatego warto dodać przydatne linki, np. do kalendarza, gdzie łatwo może umówić się na rozmowę.

Nawiąż do poprzednich interakcji

Dobry follow-up nawiązuje do konkretnej sytuacji, w której miałeś poprzednio styczność z klientem. Zatem pamiętaj, by w wiadomości nawiązać do doświadczeń, które potencjalny klient miał z tobą w przeszłości takich jak poprzednie spotkanie lub rozmowa na konferencji. Opowiedz krótko o ostatniej okazji, gdy mieliście kontakt, aby odświeżyć pamięć adresatowi i wzbudzić pozytywne skojarzenia.

Taka wiadomość nie tylko zwróci uwagę klienta, ale też uruchomi emocje, które sprawią, że trudniej mu będzie na niego nie odpisać. Dlatego właśnie warto zacząć treść maila od nawiązania do osobistego kontekstu.

Oto trzy przykłady, jak dobrze zacząć follow-up:

1. Rozmawialiśmy krótko po Twojej prezentacji podczas [Nazwa wydarzenia]…
2. W ubiegłym tygodniu mieliśmy okazję spotkać się na konferencji…
3. Kilka dni temu podczas rozmowy telefonicznej rozmawialiśmy o…

Pamiętaj, aby taka informacja zawierała jak najwięcej szczegółów i była możliwie jak najkrótsza, aby adresat mógł szybko przypomnieć sobie waszą interakcję. Jeśli wasza rozmowa miała miejsce podczas konferencji lub po prezentacji, potencjalny klient mógł rozmawiać tego dnia z wieloma osobami. Dlatego pamiętaj aby w rozpoczęciu rozmowy z klientem follow-up wyróżniał cię spośród tłumu. W tej kwestii warto wykazać się własną inwencją, spostrzegawczością, pamięcią lub… dobrym researchem.

Jasno przedstaw cel wiadomości

Twój rozmówca – podobnie jak Ty – jest najpewniej bardzo zajęty. Szanuj jego czas i jasno powiedz mu, dlaczego powinien ci go poświęcić. Wyraźnie określ cel kontaktu i nigdy nie twórz mistycznej otoczki wokół tematu proponowanego spotkania.

„Dzień dobry, w nawiązaniu do naszej rozmowy podczas ubiegłotygodniowej konferencji, chciałbym podyskutować dłużej o Twoim biznesie.” naprawdę niewiele wnosi.

Zamiast tego spróbuj napisać: „Dzień dobry, w nawiązaniu do naszej rozmowy podczas ubiegłotygodniowej konferencji, chciałbym przedstawić Ci proponowaną strategię komunikacji na Quora, która pomoże ci wypozycjonować twój produkt.”

Inny przykład: „Organizujemy meetup, na który chciałbym cię zaprosić – część warsztatowa dotyczyć będzie poprawy wskaźników, o których wspominałeś przy naszej ostatniej rozmowie o [nazwa firmy].”

Cel wiadomości powinien być przedstawiony konkretnie i klarownie.

Dodaj do wiadomości innych odbiorców

Z badań przeprowadzonych przez Yesware wynika, że adresaci odpowiadają na maila 12% częściej, jeżeli do wiadomości załączono kilku odbiorców.

Ma to też swoje poparcie psychologiczne – skoro inni wiedzą, że pewne działania są już w toku, trudniej je zignorować. Poza tym, jeśli w kopii maila są inni adresaci, automatycznie zakładamy, że sprawa jest ważna. Istnieje zatem duża szansa, że uzyskasz odpowiedź, a także łatwiej ci będzie dotrzeć do osób decyzyjnych.

Dlatego, jeśli masz dobry powód, by do takiej korespondencji dołączyć więcej niż jedną osobę (bo np. przy pierwszej rozmowie obecny był ktoś jeszcze z firmy klienta) – warto ją dodać do CC.

Follow-up w sprzedaży – 10 skutecznych przykładów

Oto 10 szablonów na maile przypominające, które możesz od razu wykorzystać w swojej pracy. Potraktuj je jako mocny punkt wyjściowy, na którym zbudujesz własną komunikację. Znajdziesz tam przykładowe wiadomości follow-up dla sytuacji takich jak:

1. Po spotkaniu
2. Po konferencji
3. Po rozmowie telefonicznej
4. Po długim czasie
5. Brak kontaktu do decydenta
6. Po przesłaniu próbki
7. Brak odpowiedzi
8. Po demo
9. Po przesłaniu oferty
10. Brak odpowiedzi po ofercie

Pobierz 10 praktycznych szablonów maili follow-up i zacznij korzystać z nich od ręki!

Jakie są najczęstsze błędy w follow-upie i jak ich unikać?

Follow-up to ważny element procesu sprzedaży, ale łatwo popełnić błędy, które sprawią, że wiadomość zostanie zignorowana lub odebrana negatywnie. Do najczęstszych błędów w follow-upie należą nadmierna nachalność, brak personalizacji oraz niewłaściwy moment kontaktu. Aby ich uniknąć, warto przypominać klientowi o ofercie w sposób subtelny, dopasowany do jego oczekiwań i preferencji.

Oto najczęstsze pułapki i sposoby, jak ich unikać:

1. Zbyt ogólna i sztampowa treść

Zbyt ogólna wiadomość może sprawić wrażenie, że wysłałeś setki takich wiadomości i zostać łatwo zignorowana. Zamiast wysyłać sztampowego maila odnieś się do wcześniejszej rozmowy, wspomnij o konkretnym problemie klienta i pokaż, że wiadomość jest skierowana właśnie do niego.

2. Zbyt nachalne przypomnienia

Zbyt częste wysyłanie wiadomości nie zrobi dobrego wrażenia na kliencie. Daj mu czas na odpowiedź i stosuj stopniowe przypomnienia – na przykład po kilku dniach, tygodniu i miesiącu.

3. Brak jasnego celu i wezwania do działania (CTA)

Adresat może poczuć się zmieszany twoją wiadomością jeśli jasno nie określisz jej celu. Zawsze wyraź klarownie, czego oczekujesz – czy to umówienie spotkania, odpowiedź na pytanie, czy podjęcie decyzji.

4. Zbyt długa wiadomość

Gdy klient zobaczy zbyt długą wiadomość, może ją jedynie pobieżnie przeskanować, lub zupełnie zrezygnować z jej czytania. Utrzymuj follow-up w zwięzłej formie, podkreślając najważniejsze informacje i dodając tylko istotne linki czy załączniki.

5. Brak wartości dla odbiorcy

Określając cel follow-upu, pamiętaj aby używać języka korzyści i skupiać się na dostarczeniu wartości klientowi. Możesz, na przykład, zaproponować ofertę specjalną lub pomoc w rozwiązaniu konkretnego problemu.

Follow-up na zakończenie

Mam nadzieję, że udało Ci się lepiej zrozumieć temat follow-upu sprzedażowego, a szablony pomogą ci podnieść współczynnik odpowiedzi na Twoje maile. Pisząc follow-up dobrze mieć z tyłu głowy, że ta wiadomość może mieć decydujący wpływ na proces decyzyjny klienta.

Klarowne określenie celu wiadomości, język korzyści, wartość dodana, proaktywność i plan na kolejne kroki – to wszystko, czego potrzebujesz, żeby stworzyć skuteczną wiadomość follow-up.

Bądź jak najlepsi! Doświadczeni sprzedawcy przygotowują sobie szablony i sekwencje maili, które automatyzują przy użyciu systemów CRM.

Livespace CRM może wymiernie pomóc ci usprawnić proces wysyłki follow-upów poprzez:

• integrację CRM z dowolną pocztą e-mail
• obsługę szablonów wiadomości e-mail: gotowa baza i możliwość dodawania kolejnych na zasadzie kopiuj-wklej
• planowanie wysyłki sekwencji e-maili
• możliwość ustawiania indywidualnych przypomnień, np. o konieczności wykonania połączenia

A może chcesz przetestować możliwości Livespace na własną rękę?

Zrób to za darmo i bez ryzyka już teraz – przez 14 dni.