System CRM – czym jest CRM, do czego służy i jak może pomóc twojej firmie

Wyobraź sobie, że każdy klient Twojej firmy czuje się, jakby był jedynym. Odpowiednie oferty trafiają do niego w idealnym momencie, Twój zespół zawsze ma pod ręką pełną historię kontaktu, a sprzedaż rośnie bez chaosu i zgadywania. Brzmi dobrze? To właśnie potrafi dobrze wdrożony system CRM. Jak działa w praktyce i jak może usprawnić Twój biznes? Dowiedz się, czym jest system CRM, jakie funkcjonalności obejmuje oraz jak możesz użyć systemu CRM w twojej firmie.

Spis treści:

Co to jest CRM i do czego służy?

wwjweSystem CRM (Customer Relationship Management) to narzędzie do zarządzania relacjami z klientami i organizowania wszystkich informacji w jednym miejscu. Umożliwia zespołom sprzedaży, marketingu i obsługi klienta przechowywanie danych kontaktowych, śledzenie interakcji, analizowanie statystyk oraz automatyzację wielu procesów.

Dzięki CRM handlowcy mogą szybko sprawdzić historię kontaktu z klientem, a marketing lepiej dopasować kampanie. System pozwala też na integrację z bazami danych, np. KRS czy LinkedIn, oraz synchronizację w chmurze, co zapewnia dostęp do informacji w czasie rzeczywistym. Efekt? Lepsza organizacja, większa skuteczność działań i sprawniejsza współpraca w firmie.

Jakie korzyści płyną z używania systemu CRM?

Nowoczesne systemy CRM w chmurze umożliwiają szybki dostęp do danych, wspierając sprzedaż i marketing. Wiedza o klientach to przewaga konkurencyjna, oszczędność i większe zyski.

Inwestycja w CRM przyspiesza realizację celów i usprawnia zarządzanie zespołem. Niezależnie od jego wielkości, każdy pracownik działa według tych samych wytycznych, co ułatwia skalowanie i budowanie relacji.

Poniżej opisuję poszczególne benefity z korzystania z CRM.

Pełna historia kontaktu z potencjalnym klientem

Z CRM łatwo wrócisz do procesów sprzed kilku miesięcy bez konieczności przeszukiwania poczty elektronicznej i notatek w różnych miejscach. Porównasz tych, co są obecnymi klientami, z przegranymi szansami sprzedaży. To pozwoli sprawdzić, co wpływa na budowanie długotrwałych relacji i konwersję.

Śledzenie stanu sprzedaży w CRM

Chcesz szybko wiedzieć, na jakim etapie jest sprzedaż w Twojej firmie? Sprawdzisz to w systemie CRM.

Co to znaczy w praktyce? Przejrzysty interfejs, który pokazuje Ci najważniejsze liczby tuż po otwarciu systemu CRM. Dzięki temu jesteś w stanie szybko ocenić postępy, sprawdzić, która szansa sprzedaży potrzebuje więcej uwagi, i jak stoicie z realizacją celu sprzedażowego.

Uporządkowanie informacji o szansach sprzedaży

System CRM przechowuje i porządkuje informacje o szansach sprzedaży. Unikniesz tak sytuacji, w której różne osoby pracują niezależnie od siebie na jednej szansie sprzedaży, a klient dostaje kilka różnych ofert z Twojej firmy.

Co więcej, masz pewność, że nie ucieknie żadna istotna informacja, a spójne dane pozwolą na integracje z innymi narzędziami i automatyzację działań.

Porządek w informacjach przyda się też, gdy chcąc poprawić zarządzanie relacjami z klientami zajmiesz się analizą historycznych danych.

Kontrola nad działaniami handlowców

To jedna z największych zalet CRM: wszystkie działania handlowców masz w jednym miejscu. Utrzymuje to ciągłość kontaktu między klientami a Twoją firmą, niezależnie od urlopów, zwolnień chorobowych czy zmian pracy. Proces zarządzania relacjami z klientem staje się łatwiejszy.

Szybciej zauważysz efekty pracy nowych handlowców

Nawet przy bardzo dobrych wynikach obsługi nowych klientów może być konieczne wdrożenie nowego systemu CRM. Co to zmieniło u dealera samochodowego Garcarek?

Cieszyli się chwaloną obsługą klienta, jednak zidentyfikowali dwa poważne problemy:

• uciekające szanse sprzedaży, przez co część potencjalnych klientów nie była obsługiwana,
• brak podawanych źródeł szans sprzedaży, co utrudniało analizę działań marketingu.

Dzięki takim funkcjom systemu CRM, jak automatyczne przydzielanie szans sprzedaży, jakość obsługi klienta jeszcze wzrosła. Średni czas reakcji na zapytanie sprzedażowe spadł do 5 minut, czyli o 90%.

Zgromadzone dane na temat źródeł pozyskania klientów poprawiły pracę marketingu i rozdzielanie budżetu reklamowego. To też przełożyło się na lepsze wyniki sprzedaży.

Tytułowe lepsze wyniki nowych handlowców to nieoczekiwana korzyść. Wdrożenie CRM pomogło zoptymalizować pierwsze miesiące pracy. Sprawdźmy szczegóły:

• wdrożenie nowych handlowców skrócono z 90 do 45 dni,
• a konwersja w tej grupie wzrosła aż o 20%.

Jasne procesy sprzedażowe, zawarte w systemie CRM, prowadzą nowych pracowników za rękę.

Dowiedz się więcej tutaj

Poprawa obsługi sprzedażowej dzięki CRM

System CRM czuwa nad tym, żeby ustalenia z klientami nie uciekały. Kiedy handlowiec umawia się na kolejną rozmowę, przesłanie oferty, albo na przypomnienie się za kilka dni, może dodać odpowiednie zadanie do kalendarza. Dotrzymywanie umówionych terminów przekłada się na lepszą obsługę sprzedażową – a to może zadecydować o wygraniu szansy sprzedaży.

Uporządkowanie procesu sprzedaży

Czy wszyscy Twoi handlowcy działają według odpowiedniego procesu sprzedaży? A może każdy sprzedaje tak, jak uzna? System CRM rozwiązuje tę sytuację, pomagając uporządkować procesy sprzedaży.

Co więcej, w niektórych CRM możesz podzielić każdy etap sprzedaży na konkretne kroki – takie jak wysłanie oferty lub sprawdzenie, czy na spotkaniu pojawi się osoba decyzyjna. To nie tylko ułatwia pracę handlowcom, ale przekłada się na wysoką jakość obsługi sprzedażowej i lepsze wyniki.

Szybka analiza danych

Jak konwersja z ostatnich 3 miesięcy ma się do poprzedniego roku? A długość cyklu sprzedaży?

Na każde takie pytanie odpowiesz szybciej, korzystając z systemu CRM. Dzięki temu, że masz tam komplet danych i intuicyjne narzędzia do analizy, będziesz pracować na konkretach, a nie odczuciach, co zmieni jakość podejmowanych decyzji.

Przewidywalne wyniki sprzedaży

Jaki przychód zapewnią Ci otwarte tematy w perspektywie kilku miesięcy? Wykorzystując dane z systemu CRM, możesz określić prawdopodobne wyniki sprzedaży. Takie prognozowanie pomaga zarządowi firmy w podejmowaniu strategicznych decyzji.

Odkryjesz, co w Twoim przypadku wpływa na konwersję

Nie ma uniwersalnego przepisu na poprawę konwersji i wyników sprzedażowych – ale z CRM wcale go nie potrzebujesz. Software house Escola stanął przed wyzwaniem zoptymalizowania swojego procesu sprzedaży przy okazji fuzji.

Spośród różnych rozwiązań CRM wybrali Livespace ze względu na:

• tablicę z aktualnościami,
• dwustopniowy proces sprzedaży z wyszczególnionymi działaniami,
• rozbudowany moduł ze statystykami z działań oraz wyników sprzedaży.

Statystyki i analityka dostępne w oprogramowaniu CRM pozwoliły ocenić skuteczność działań sprzedażowych. Dzięki temu wypracowano nowe standardy obsługi klienta:

• na pierwszy kontakt po zapytaniu ofertowym mają 15 minut, a wstępną ofertę wysyłają w ciągu dwóch dni,
• do oferty firmy weszły warsztaty z potencjalnymi klientami, podczas których wspólnie tworzą zakres i wymagania projektu,
• wdrożyli proces segmentacji klientów jako element zarządzania relacjami z klientami.

Zauważyli też poprawę w organizacji pracy. Te zmiany przełożyły się na wzrost konwersji. Sprawdźmy liczby:

• 180% wzrostu przychodu w roku po wdrożeniu Livespace,
• 3 dni robocze w miesiącu oszczędzone na raportowaniu pracy,
• 2 razy krótsze spotkania statusowe.

Dowiedz się więcej tutaj

Sprawna praca w terenie

System CRM umożliwia dostęp do informacji z dowolnego miejsca i różnych urządzeń: potrzebujesz tylko połączenia internetowego. Dzięki temu nie ma dodatkowych opóźnień w przekazywaniu informacji w zespole: masz pewność, że pracujesz zawsze na aktualnych danych.

Wiele systemów CRM udostępnia wersję aplikacji na smartfony. Dodatkowo możesz korzystać z aplikacji, które zapisują połączenia telefoniczne z klientami do historii kontaktów.

Automatyzacja zadań i integracje

Jedną z największych przewag systemów CRM nad arkuszami kalkulacyjnymi są integracje i automatyzacje. Pomagają w skutecznym działaniu na kilka sposobów:

• odciążają handlowców z powtarzalnych czynności,
• przyspieszają wymianę danych między systemami,
• ograniczają błędy ludzkie.

Dopasowane automatyzacje uwalniają czas Twoich handlowców, sprawiając, że mogą skupić się na pracy z danym klientem.

Więcej na temat automatyzacji w CRM przeczytacie w tym wpisie.

Jak poszczególne zespoły mogą korzystać z systemu CRM?

• Korzyści dla zespołu handlowego

Program CRM pozwala handlowcom usprawnić zarządzanie relacjami, lepiej zrozumieć przebieg sprzedaży oraz zautomatyzować wiele obszarów ich pracy. Sprzedawcy unikają m.in. czasochłonnego wprowadzania danych, ustawiania sekwencji maili, pisania follow-upów czy raportowania aktywności. Dzięki temu mogą skupić się na tym co najważniejsze, czyli na sprzedawaniu.

Managerowie sprzedaży mają zawsze dostęp do informacji na temat postępów poszczególnych członków zespołu, aktualnych wyników sprzedażowych i statystyk oraz mogą w łatwy sposób generować raporty i co najważniejsze szczegółowy wgląd do lejka sprzedażowego.

• Korzyści dla zespołu marketingu

Oprogramowanie CRM zapewnia zespołowi marketingu podgląd ścieżki zakupowej klienta. Dzięki temu marketerzy mogą lepiej zrozumieć działania sprzedażowe, trafniej ocenić jakość dostarczanych leadów i skuteczniej zaplanować przyszłe kampanie. Dane zgromadzone w systemie dają wiedzę do stworzenia tzw. profilu idealnego klienta (ICP). Niektóre systemy jak Livespace oferują również funkcje automatyzacji działań marketingowych.

• Korzyści dla zespołu obsługi klienta

Oprogramowanie CRM umożliwia obsłudze klienta śledzenie rozmów między kanałami – czasami klient zgłasza problem przez telefon, mail czy na żywo, a później przechodzi np. czat. Narzędzie umożliwia dodawanie notatek i w momencie, gdy customer care otrzymuje zgłoszenie od klienta, może szybko sprawdzić na jego profilu, czy klient zgłaszał wcześniej problemy do innego działu, a oraz np. w jaki sposób warto się z nim komunikować (zwłaszcza w przypadku tzw. trudnych klientów).

Bez oprogramowania do interakcji z klientami wspólnego dla wszystkich działów, komunikacja może zostać utracona w zalewie informacji, niosąc ryzyko pogorszenia relacji lub nawet utraty klienta.

Jak wybrać odpowiedni system CRM?

Obecnie na rynku rozwiązań typu CRM można przebierać w systemach oferujących przeróżne funkcje, często skierowanych do firm konkretnego typu, z danej branży, i mających wspierać określone obszary ich działania, na przykład sprzedaż lub customer service. Dostępne są zarówno rozbudowane programy z zaawansowanymi modułami, jak i darmowe programy CRM o ograniczonych funkcjonalnościach, przeznaczone dla małych firm. Niejednokrotnie przedsiębiorcy, którzy stają przed wyborem aplikacji CRM odpowiedniego dla ich biznesu, mają problem z wyselekcjonowaniem tych programów, które będą spełniać ich wymagania. Najczęściej wiąże się to z koniecznością przejrzenia wielu ofert, wielogodzinnym wertowaniem stron internetowych dostawców czy testowaniem systemów CRM podczas okresu próbnego. To wszystko jest czasochłonne, frustrujące i nie zawsze kończy się dokonaniem właściwego wyboru systemu CRM. A czy małe firmy mają specjalnie wymagania co do systemu CRM?

System CRM dla małej firmy

Uważamy, że potrzeby małej firmy nie różnią się tak bardzo od tych, które mają większe biznesy. CRM dla małej firmy nie musi wcale wiele odbiegać od narzędzi dla dużych organizacji. Takie oprogramowanie, oczywiście odpowiednio dobrane, może pomóc napędzać rozwój firmy niezależnie od jej wielkości. Decyzja o wdrożeniu systemu już na samym początku przygody z biznesem może być czynnikiem, który zadecyduje o konkurencyjności firmy i sprawi, że zarządzanie rosnącym przedsiębiorstwem w przyszłości będzie łatwiejsze, a stworzone procesy i dobre praktyki będą możliwe do skalowania w miarę rozwoju firmy. Przy wyborze systemu CRM dla małej i średniej firmy warto zwrócić uwagę na jego przejrzystość i łatwość użytkowania, ale również należy się upewnić, że wybrane oprogramowanie będzie odpowiednie także wtedy, gdy firma się rozwinie.

Program zgodny z RODO

Dobry system klasy CRM powinien być zgodny z RODO oraz z krajowymi ustawami o ochronie danych osobowych. W takim narzędziu nierzadko są przetwarzane poufne dane i informacje o klientach, które wymagają szczególnej ochrony i najwyższego stopnia bezpieczeństwa. W wielu CRM-ach można także zbierać i przechowywać zgody kontaktów na komunikację marketingową, co gwarantuje pełną zgodność z wymogami RODO i chroni przed dotkliwymi karami wymierzanymi za niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych.

Jaki jest najlepszy CRM?

Znanym i poważanym w branży rankingiem jest coroczne zestawienie przygotowywane przez firmę Sellwise. Zarówno w 2018, jak i 2019 roku za najlepszy system CRM w chmurze został uznany Livespace CRM, który zostawił w tyle zarówno polskie, jak i popularne zagraniczne systemy.

Lata 2020 i 2021 przyniosły Livespace kolejne nagrody za 1. miejsce w cenionym konkursie Sellwise. Tym samym Livespace potwierdził swoje ogromne znaczenie w pracy i sukcesach małych oraz średnich przedsiębiorstw. O tym, co decydowało o zwycięstwie Livespace, możesz przeczytać w artykule Najlepszy CRM dla małej i średniej firmy.

Dlaczego warto wybrać CRM online w chmurze?

Przeniesienie stacjonarnych rozwiązań do chmury to jeden z najbardziej znaczących postępów technologicznych. Oznacza to uwolnienie od konieczności instalowania oprogramowania na setkach komputerów stacjonarnych i urządzeń mobilnych, bezpieczne przechowywanie danych i integracja pracy ludzi rozsianych nawet po całym świecie.

CRM online w chmurze jest bardzo doceniany przez managerów. Kadra zarządzająca ma możliwość kierowania firmą i delegowania zadań z każdego miejsca na świecie – wystarczy dostęp do komputera lub innego urządzenia mobilnego. Managerowie mogą w czasie rzeczywistym monitorować proces realizacji zadań i celów gdziekolwiek się znajdują. Szczególnie ważna jest tu wersja na telefon, bo mobilny crm dla firm to już konieczność.

Mobilny CRM jest ważny w przypadku handlowców, którzy odbywają spotkania w siedzibach klientów, dużo podróżują i przebywają poza biurem – w tym przypadku niezbędna jest aplikacja mobilna, umożliwiająca dostęp do informacji w CRM z dowolnego miejsca, przy zachowaniu bezpieczeństwa danych. Takie rozwiązanie znacząco usprawnia pracę dzięki swobodnemu dostępowi do informacji zgromadzonych przez cały zespół i ogranicza do minimum ryzyko problemów komunikacyjnych w kontaktach z klientami.

Rozwiązania chmurowe pozwalają ograniczyć koszty: są wyceniane na podstawie liczby użytkowników, którzy uzyskują dostęp do aplikacji. Jest to nie tylko opłacalne, ale też wyjątkowo elastyczne – wraz z rozwojem firmy można dodawać kolejne osoby.

Podsumowując, zalety CRM w chmurze są następujące:

• szybkie wdrożenie
• automatyczne aktualizacje oprogramowania
• niższe koszty
• praca z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu
• lepsza współpraca międzyzespołowa.

Czy lepiej wybrać prosty system CRM czy rozbudowane narzędzie?

Jesteśmy zwolennikami intuicyjnych rozwiązań i prostych systemów, nawet do wielkich zadań. Prosty CRM doskonale sprawdza się w pracy zarówno małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. W tym miejscu warto zaznaczyć: prosty wcale nie oznacza mniej skuteczny.

Dobry system musi być przejrzysty i intuicyjny. Dzięki temu obsługa CRM zostanie szybciej opanowana przez pracowników i co najważniejsze: ci będą chętniej z niego korzystać. Wdrożenie drogiego, skomplikowanego systemu zdaje się na nic, jeśli zespół będzie wykorzystywał zaledwie jego ułamek.

Oczywiście, wymagania co do CRM rosną wraz ze wzrostem organizacji. Jednak oprogramowanie CRM można zintegrować z wieloma zewnętrznymi aplikacjami, które wzbogacają go o dodatkowe funkcje i wspierają zespół w nowych zadaniach.

W tej sytuacji dobrym rozwiązaniem może być zapoznanie się z rankingami systemów CRM, które badają wiele dostępnych na rynku rozwiązań i klasyfikują je pod względem ocen uzyskanych w najważniejszych kategoriach, takich jak cena, funkcjonalności, łatwość użytkowania, integracje z innymi oprogramowaniami.

Jak wdrożyć system CRM w firmie?

Czy wdrożenie systemu CRM wiąże się z wielomiesięcznymi pracami, dużymi kosztami i całkowitym przemeblowaniem procesów biznesowych w firmie? Jeśli wybierzesz oprogramowanie w chmurze, najprawdopodobniej jego wdrożenie nie będzie ani czasochłonne, ani kosztowne, ponieważ narzędzie będzie gotowe do użycia. Pracownicy firmy będą mogli korzystać z CRM, gdy tylko zostaną dodane ich indywidualne konta, oraz będą mieli do niego dostęp bez konieczności instalowania oprogramowania.

Migracja danych do narzędzia typu CRM również odbywa się bezproblemowo: wystarczy zaimportować dane (na przykład bazę klientów) z pliku, który uprzednio można przygotować np. w Excelu lub innym programie biurowym. W przypadku Livespace możliwa jest także integracja ze skrzynkami mailowymi zespołu, dzięki czemu możliwe jest wysyłanie wiadomości z poziomu systemu CRM, co w dużym stopniu ułatwia pracę.

Przekonaj się, że wdrożenie oprogramowania CRM może być proste, oglądając nasz samouczek konfiguracji Livespace, w którym pokazujemy, jak rozpocząć pracę z systemem CRM:

Funkcje systemu CRM

Oto zestaw kluczowych funkcjonalności, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia:

• Zarządzanie procesami sprzedaży

Program CRM powinien posiadać gotowe do wdrożenia wzory procesów sprzedaży oraz pozwolić na projektowanie własnych procesów, z podziałem na etapy, zadania i atrybuty oraz przypisanie osób odpowiedzialnych.

• Zarządzanie szansami sprzedaży

W aplikacji CRM handlowcy mogą dodawać prowadzone przez siebie szansy sprzedaży oraz nimi zarządzać. Szansa sprzedaży powinna zawierać takie elementy, jak dane firmy, z którą prowadzone są rozmowy, dane osoby kontaktowej, krótki opis zakresu transakcji (produkty lub rodzaj usługi) oraz jej prognozowaną wartość. Pomaga to nie tylko w uporządkowaniu działań prowadzonych przez dział handlowy, ale również oszacowaniu przyszłych przychodów firmy.

• Zarządzanie relacjami z klientem z jednego miejsca

System gromadzi i porządkuje informacje o kontrahentach, tworząc odrębny profil dla każdego z nich. Wspólna baza CRM zawiera wszystkie dane o klientach, pozwala przechowywać je w bezpieczny sposób i umożliwia zarządzanie nimi z jednego miejsca. Dzięki temu wspiera dobre relacje z klientami. 

• Monitorowanie realizacji celów

Szef sprzedaży powinien mieć możliwość bieżącego monitorowania działań swoich handlowców. CRM pozwala wyznaczać celów sprzedażowych dla poszczególnych osób w zespole oraz śledzić stopień ich realizacji.

• Generowanie raportów

Generowanie raportów to funkcja programu CRM przydatna zarówno dla handlowców: uporządkowana baza danych umożliwia sprzedawców otrzymać interesujące ich informacje, np. ile brakuje im do realizacji celu, ile mają otwartych szans sprzedaży, ile wygenerowali obrotu itd., jak i dla szefów odpowiedzialnych za rozwój biznesu: mogą sprawnie dokonać analizy danych oraz tworzyć raporty dla zarządu.

• Uporządkowana komunikacja wewnątrz firmy

Aplikacja zapewnia transparentność działań w zespole i usprawnia komunikację wewnątrz organizacji. Dobra aplikacja posiada wewnętrzny czat, umożliwia dodawanie notatek i komentarzy oraz wymianę plików.

• Integracja skrzynki mailowej

Dobry system wykorzystuje protokół IMAP do integracji z kontem pocztowym. Dzięki temu cała korespondencja z klientem dostępna jest na karcie klienta w systemie oraz możliwe jest wysyłanie maila bezpośrednio z CRM-a.

• Kilkustopniowe zarządzanie uprawnieniami

Elastyczne dysponowanie uprawnieniami zapewnia bezpieczeństwo danych i eliminuje ryzyko, że pewne informacje mogą trafić w niepowołane ręce. System klasy CRM powinien umożliwiać dodawanie i odbieranie dostępów oraz kilkustopniowe zarządzanie dostępami (w zależności od roli, np.: użytkownik, manager, szef sprzedaży).

Systemy CRM vs Excel

Czy w przypadku małej firmy warto przejść z Excela na oprogramowanie CRM? Zdecydowanie!

Nawet najprostsza aplikacja CRM oferuje opcje, których nie znajdziesz w tym programie. Nic dziwnego – w końcu nie po to został stworzony. CRM pozwala na znaczne zwiększenie efektywności, nawet biorąc pod uwagę czas przestawienia się na inny system pracy.

Sprawdź, co tracisz, nie korzystając z systemów CRM.

Historia działań

System CRM działa jak archiwum Twojego zespołu, mieszcząc w sobie wszystkie najważniejsze informacje w poukładany sposób. Dzięki temu możesz sprawdzić, czy potencjalny klient kontaktuje się z Wami pierwszy raz, albo zrozumieć, od czego zależy skuteczność procesu.

Planowanie sprzedaży

Ten obszar pomaga zgrać priorytety biznesowe z priorytetami zespołu – zarówno pod kątem działań handlowców, jak i wyników sprzedaży. Funkcje systemu CRM, których nie znajdziesz w Excelu, pozwalają na:

• dotrzymywanie terminów,
• ustawienie właściwych priorytetów,
• określenie, jakich wyników można się spodziewać.

Informacje i zadania w jednym miejscu

W każdej firmie system CRM powinien być podstawowym narzędziem pracy handlowca. Takie niezbędne minimum to:

• zbieranie ustalenia i informacje,
• pokazywanie kalendarza,
• zapisywanie zadań,
• oraz dostarczanie danych do analizy.

Przechowywanie danych w jednym systemie, zaprojektowanym do sprzedaży, znacznie ułatwia codzienną pracę. Dzięki temu nie tracicie tematów ani skupienia, przełączając się stale między różnymi kontekstami.

Przypisywanie handlowców do tematów pozwala na synchronizację pracy i lepsze zarządzanie relacjami z klientami. Unikasz tak sytuacji, w której jeden potencjalny klient dostaje oferty od kilku różnych osób.

Dlaczego brak systemu dla sprzedaży może narazić cię na straty?

Zarządzający sprzedażą i właściciele firm nie są w stanie – i nie powinni – na każdym kroku kontrolować swoich pracowników. Handlowcy pozyskują cenne informacje o klientach przy okazji rozmów telefonicznych, na spotkaniach i podczas prezentacji online. Niestety dane te bywają zbyt rozproszone: są przechowywane w odręcznych notatkach, w pamięci komputera lub pozostają tylko w głowach sprzedawców.

Dodatkowo, klienci mogą podejmować kontakt na wielu różnych platformach, w tym przez telefon, mail lub media społecznościowe. W zalewie informacji proces rozwiązania problemu może znacząco się wydłużyć, wiele szczegółów może zostać pominiętych, a to z kolei wzbudzać niezadowolenie kontrahenta.

Managerowie zaczynają tracić z pola widzenia to, co robią ich zespoły i nie mogą zapewnić klientowi odpowiedniego wsparcia we właściwym czasie. Trudno wskazać osobę, która w danym momencie powinna przejąć odpowiedzialność za sytuację. Przez brak CRM cierpi więc nie tylko sprzedaż, ale też jakość obsługi klienta. Nawet jeśli zespół skrupulatnie zbiera wszystkie dane, osoba która po nie sięga może mieć problem z ich znalezieniem i przede wszystkim zrozumieniem.  A wszystko może być o wiele prostsze, gdy polega się na systemie, który zapewnia centralne zarządzanie i trzyma w ryzach relacje z klientem.

Bezpieczeństwo danych i kopie zapasowe

Warto również wspomnieć o kwestii bezpieczeństwa. Chmurowy system CRM oznacza mniejsze ryzyko, że stracisz dane klientów przez problemy techniczne. Wszystko przechowywane jest na zewnętrznych, bezpiecznych serwerach, razem z kopiami zapasowymi.

Dodatkowo, program CRM pozwala ustawiać dostępy użytkownikom, dzięki czemu dany pracownik ma dostęp tylko do określonych procesów i szans sprzedaży.

CRM za darmo? Skorzystaj z bezpłatnej wersji testowej

Aby sprawdzić, czy system odpowiada twoim potrzebom i czy praca na nim będzie bezproblemowa i efektywna, przed podjęciem decyzji o wdrożeniu warto skorzystać z bezpłatnej wersji testowej. W Livespace oferujemy darmowy 14-dniowy okres próbny, który można zakończyć bez żadnych dalszych zobowiązań.

Dopasowanie do Twojego sposobu sprzedaży

Skuteczne zarządzanie sprzedażą wymaga czegoś więcej niż arkusza w Excelu czy notatek w różnych miejscach. Bez centralnego systemu łatwo o zgubienie ważnych informacji, duplikowanie pracy czy niejasny podział obowiązków. CRM pozwala uporządkować procesy, zapewnia pełną widoczność działań zespołu i pomaga budować długoterminowe relacje z klientami.

System CRM powinien dopasowywać się do Ciebie, a nie Ty do narzędzia. To kluczowe, szczególnie w kontekście procesu sprzedaży. Jeśli nie możesz dokładnie odwzorować sposobu, w jaki pracuje Twój zespół, ryzykujesz chaos w pracy.

W przeciwieństwie do Excela, CRM porządkuje dane, automatyzuje zadania i zapewnia spójność działań. Wybierając system, upewnij się, że rośnie razem z Twoją firmą – elastyczność i możliwość dostosowania do zmieniających się potrzeb to fundament skutecznego zarządzania relacjami i sprzedażą.

Zobacz również:

Po co marnować czas na wypełnianie CRM-a

Porównanie CRM dla OZE: 6 popularnych systemów

Jeśli zastanawiasz, się czy CRM sprawdzi się w twojej firmie, możesz skorzystać z 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego Livespace.