Zmiany w prawie 2026: PIP a umowy B2B

Na webinar zapisało się 450 osób, a w pokoju przez cały czas było ich ponad 120. Trudno o lepszy dowód na to, jak bardzo zapowiadana reforma Państwowej Inspekcji Pracy wystraszyła rynek – bo w wielu działach sprzedaży handlowcy pracują właśnie na umowach B2B, a informacja o możliwym przekształceniu ich w etaty z dnia na dzień, i to ze składkami wstecz, brzmi jak wyrok na płynność firmy.

Webinar poprowadziła Karolina Adamska, Head of Marketing Livespace, a gościem był Tomasz Palak, radca prawny współpracujący z małymi i średnimi firmami, znany z konferencji I Love Marketing, Infoshare i TEDx (tomaszpalak.pl). Poniżej znajdziesz podsumowanie całej rozmowy razem z pytaniami uczestników.

Zastrzeżenie, które prowadzący powtarzali kilka razy: to podsumowanie webinaru, a nie porada prawna. Cały tekst opisuje stan prawny z grudnia 2025 roku – rozmowa odbyła się 16 grudnia 2025, gdy przepisy były jeszcze na etapie uzgodnień, a ich kształt zmieniał się z tygodnia na tydzień. Przy decyzjach dotyczących Twojej firmy skonsultuj się z własnym prawnikiem i sprawdź aktualny stan legislacji.

Co właściwie chce zmienić Państwowa Inspekcja Pracy

Sedno reformy to jedno zdanie: inspektor ma przestać prosić sąd i zacząć decydować sam. Reszta – terminy, składki, odwołania – jest pochodną tej zmiany.

Jak wygląda to dzisiaj

Dziś inspektor, który podczas kontroli uzna, że umowa cywilnoprawna albo B2B ma cechy stosunku pracy, może zainicjować postępowanie sądowe, przyłączyć się do toczącej się sprawy albo wesprzeć pracownika. To wszystko. Zdaniem inspekcji jest to pozycja za słaba, bo realnie ciężar sporu spada na osobę zatrudnioną – a ta, jak zauważył Tomasz Palak, myśli przede wszystkim: „dobra, ale ja wylecę z roboty, jeżeli pójdę z tym do sądu“.

Co ma się zmienić

Pomysł jest taki, żeby inspektor mógł decyzją administracyjną, bez udziału sądu, uznać daną współpracę za stosunek pracy – jeśli w jego ocenie umowa ma wystarczająco dużo cech etatu. W pierwotnych wersjach projektu skutki miały sięgać wstecz, razem z obowiązkiem zapłaty zaległych składek nawet za pięć lat.

Nietrudno policzyć, co to oznacza dla firmy, która ma kilkanaście czy kilkadziesiąt osób na B2B: pięć lat składek razy 20 czy 30 współpracowników plus ewentualne kary to dla wielu biznesów prosta droga do niewypłacalności.

Skąd ten pomysł

W ocenie Ministerstwa Pracy pracownicy są przez silniejszego pracodawcę wypychani na umowy, które nie dają im ochrony Kodeksu pracy. Pracodawcy odpowiadają, że w praktyce bardzo często obie strony chcą tej formy współpracy, bo jest po prostu korzystniejsza finansowo.

Ten drugi argument ma twarde liczby: „Gazeta Prawna“ wyliczyła, że przy zarobkach na poziomie 10 000 zł brutto przejście z B2B na umowę o pracę oznacza o 2147 zł mniej na rękę. Jak podsumowała to Karolina Adamska – nie trzeba być geniuszem, żeby przewidzieć, że ludzie będą się przed taką zmianą bronić rękami i nogami.

Tomasz Palak zwrócił uwagę, że problemem pierwotnym nie jest sama forma umowy, tylko wysokość obciążeń: gdyby etat był opłacalny, całego manewru z B2B po prostu by nie było. Na ten moment ten głos nie jest jednak w pracach nad ustawą specjalnie uwzględniany.

Na jakim etapie są przepisy (stan na 16 grudnia 2025 r.)

Pierwotny plan zakładał wejście zmian od stycznia 2026 roku – i to jest scenariusz, który w grudniu 2025 był już mało realny. Projekt nie trafił jeszcze pod głosowanie w Sejmie, przed nim byłby jeszcze prezydent, a do końca roku zostały dwa tygodnie, w tym święta.

Co więcej, przeciwko obecnemu kształtowi przepisów otwarcie wypowiadały się partie z koalicji rządzącej – Trzecia Droga i PSL zorganizowały konferencję prasową z udziałem BCC i Lewiatana. Nie było też wiadomo, jak zachowa się prezydent, gdyby ustawa przeszła.

Praktyczny wniosek z tej części webinaru: 1 stycznia inspektor nie zapuka do drzwi i nie przekształci umów. Ale kierunek jest przesądzony, więc pytanie brzmi „kiedy“, a nie „czy“. I – co ważne dla firm – kryteria oceny umów pozostaną prawdopodobnie te same, co dziś, bo wynikają wprost z definicji stosunku pracy i z dotychczasowego orzecznictwa. Trudno wyobrazić sobie, żeby inspektorzy nagle przyjęli zupełnie nowe.

Kiedy umowa B2B ma cechy stosunku pracy

Nie istnieje lista „jeśli spełniasz 10 z 20 punktów, to masz etat“. Ocena jest zawsze indywidualna, a poszczególne przesłanki mają różną wagę – ale wiadomo, czego szukają urzędy i sądy.

Punkt wyjścia: definicja z Kodeksu pracy

Przepis mówi, że pracownik zobowiązuje się wykonywać określoną pracę na rzecz pracodawcy pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, a pracodawca – zatrudniać go za wynagrodzeniem. Stąd biorą się trzy najbardziej intuicyjne przesłanki: podległość, wyznaczone miejsce i wyznaczony czas pracy.

Sygnały, które przemawiają za etatem

Resztę kryteriów doprecyzowały sądy, rozstrzygając zwykle spory między pracodawcą a ZUS-em. Tomasz Palak wymienił między innymi:

określone godziny i miejsce pracy, konieczność stawienia się i odbijania obecności,
wymiar współpracy zbliżony do etatu – wszystkie dni tygodnia, ustalona liczba godzin,
płatna przerwa albo „urlop“ w wymiarze analogicznym do kodeksowego,
stały przełożony – niekoniecznie właściciel firmy; wystarczy kierownik regionu czy dyrektor marketingu,
precyzyjnie wyznaczony zakres obowiązków i brak możliwości odmowy polecenia,
obowiązek osobistego świadczenia usług, kłopot z zastępstwem,
wynagrodzenie zależne od przepracowanych godzin, a nie od rezultatu, stałe i niezależne od wyników firmy,
premie i potrącenia analogiczne do tych na etacie,
ryzyko po stronie zleceniodawcy, a nie osoby wykonującej usługę,
sprzęt i narzędzia od firmy – odzież służbowa, ale w praktyce także laptop, telefon czy samochód,
regulaminy i instrukcje wewnętrzne, w tym BHP,
obowiązek informowania o nieobecności, okazywanie zwolnienia lekarskiego,
jeden stały kontrahent i brak równoległych zleceń dla innych podmiotów,
te same obowiązki co osoby na etacie, przy innej formie umowy.

Ostatni punkt prelegent uznał wprost za sygnał alarmowy: jeśli dwie osoby robią dokładnie to samo, a jedna ma etat, a druga fakturę, to najprawdopodobniej ta druga po prostu zoptymalizowała sobie rozliczenia.

Osobny przypadek to obietnica „popracujesz chwilę na B2B, a potem przejdziesz na etat“. Skoro istnieją umowy o pracę na okres próbny, taki układ trudno obronić.

Metafora kamyczków, czyli dlaczego nie ma prostej tabelki

Prelegent zaproponował obraz wagi: każde kryterium to kamyczek, ale kamyczki mają różną wagę. Nie wiadomo dokładnie, ile ich jest, więc nie da się zrobić z tego wygodnej tabelki w Excelu. Jeśli jednak ktoś może się z kimś zamienić, ale ma wpisane sztywne godziny, przypisanego kierownika i odbija obecność – to te cięższe kamyczki i tak przeważą.

Potwierdza to cytat z wyroku, który Tomasz Palak przytoczył na webinarze: występowanie łącznie wszystkich cech stosunku pracy nie jest konieczne, bo brak jednych cech może być wyrównany większą obecnością innych.

Liczy się praktyka, nie zapisy w umowie

To najważniejsze zdanie całego spotkania: gdy treść umowy rozjeżdża się z rzeczywistością, rozstrzyga rzeczywistość. Jest nawet wyrok, w którym sąd wprost stwierdził, że obie strony działały w dobrej wierze i obie chciały takiej formy współpracy – a mimo to umowę zakwalifikowano jako umowę o pracę, bo miała jej cechy.

Nie pomaga też pytanie o swobodę umów. Sąd Najwyższy dostał pytanie, co zrobić w sytuacji, gdy to sam zainteresowany wielokrotnie i jednostronnie występuje o zmianę etatu na umowę o świadczenie usług – i z przyczyn formalnych na nie nie odpowiedział. Skoro uniknął odpowiedzi sąd, trudno przewidzieć, co z takim argumentem zrobi urzędnik.

Dwa wyroki, które dobrze pokazują logikę sądów

Branża IT: 40 godzin tygodniowo i protokoły z prac

Sąd drugiej instancji ustalił, że zainteresowany miał obowiązek osobistego świadczenia pracy i ściśle określony czas pracy – średnio 40 godzin tygodniowo, minimum 138 godzin miesięcznie. Na bieżąco dostawał zlecenia na dany tydzień, co tydzień się z nich rozliczał, a raz w miesiącu składał protokół z wykonanych prac. Miał zagwarantowane wynagrodzenie minimalne i płatną przerwę w wymiarze 25 dni w roku, opiekował się stażystami, wiązał go zakaz konkurencji, a prace wykonywał na ryzyko zleceniodawcy.

Prelegent wybrał ten przykład świadomie: IT i okolice to branża, która czuje się tą zmianą najbardziej pokrzywdzona, bo tam optymalizacja przez B2B jest najpowszechniejsza.

Gastronomia: grafik i zamiana zmian

Drugi przykład jest bardziej „z życia“. Kelnerka na umowie cywilnoprawnej pracowała według narzuconego grafiku, a jeśli chciała danego dnia nie pracować, musiała znaleźć zastępstwo – zwykle wśród koleżanek zatrudnionych na etat. Panie same udowodniły więc swoją wymienność: te same kompetencje, inna umowa.

Do tego doszło wynagrodzenie w stałej stawce godzinowej, niezależne od wyniku gospodarczego restauracji, brak własnego ryzyka gospodarczego i tylko jeden kontrahent, bez równoległych usług dla innych podmiotów. Sąd uznał, że to stosunek pracy, i zauważył wprost, że forma cywilnoprawna wynikała z optymalizacji.

Ryzyka i konsekwencje dla firmy

Składki wstecz: 5 lat, 3 lata, rok – a może wcale

Tu projekt zmieniał się najszybciej, i to na korzyść firm. Pierwotne pięć lat skrócono do trzech, potem w dyskusji pojawił się rok, a w połowie grudnia 2025 najgłośniej mówiło się o całkowitym odstrzeleniu działania wstecz.

Tomasz Palak przyznał, że to jego zdaniem najbardziej niepokojący fragment całej reformy i że samo tempo „ścinania“ tego pomysłu daje nadzieję, że zniknie – bo w praktyce oznaczałby, że z dnia na dzień dowiadujesz się o ogromnej kwocie do zapłaty. Formalnie zwolennicy przepisów mogą argumentować, że to nie jest działanie prawa wstecz, tylko stwierdzenie faktu, który istniał wcześniej.

Decyzja urzędnika czy wyrok sądu

Drugi kluczowy punkt sporu to rola inspektora. Jeśli dostanie prawo do zmiany kwalifikacji decyzją administracyjną, skutek jest natychmiastowy, a firma może się od niej odwoływać – co trwa. Jeśli będzie mógł jedynie skierować sprawę do sądu, ciężar się odwraca i o wszystkim rozstrzyga się dopiero na sali sądowej.

Przedsiębiorcy w każdej wersji wolą sąd: mają czas na przygotowanie stanowiska i są traktowani równorzędnie. Jak ujął to prelegent, alternatywą jest w ich wyobrażeniu urzędnik, który wstaje lewą nogą.

Co w trakcie odwołania

Najbardziej praktyczne pytanie brzmi: czy w czasie odwołania płacę składki? Pierwotnie zapowiadało się, że tak. W wersji omawianej w grudniu 2025 zmiana miała działać połowicznie: natychmiast w zakresie uprawnień pracowniczych z Kodeksu pracy, ale bez obciążeń składkowych do czasu rozstrzygnięcia odwołania.

A co z osobami pracującymi na B2B

Na dzień webinaru nie było przesłanek, żeby to osoba na B2B ponosiła kary czy dopłacała składki – prowadzący szukali takich zapisów i ich nie znaleźli. Trzeba jednak pamiętać, że rozmowa opierała się w dużej mierze na doniesieniach medialnych, a te skupiały się na składkach wstecz i protestach organizacji pracodawców.

To nie znaczy, że dla współpracowników przekształcenie jest obojętne. Pojawiły się dwa pytania, na które nikt dziś nie ma dobrej odpowiedzi:

Leasing – osoba na B2B, która wzięła auto w leasing i rozlicza je w kosztach, po przejściu na etat zostaje z umową leasingową i bez działalności. Dla PIP to najprawdopodobniej kwestia drugorzędna, bo nie świadczy o stosunku pracy, ale dla samego zainteresowanego to realny problem.
VAT – w żadnym z projektów słowo „VAT“ w ogóle nie pada. Co z podatkiem odprowadzonym od faktur, które nagle okazują się wynagrodzeniem ze stosunku pracy, po prostu nie wiadomo.

Tomasz Palak zwrócił uwagę, że takie życiowe pytania – zadawane właśnie przez uczestników webinarów, przedsiębiorców i organizacje branżowe – są głównym narzędziem łagodzenia projektu. Osoby tworzące prawo dla przedsiębiorców rzadko same prowadzą firmy.

Kto trafi na celownik jako pierwszy

Jedna faktura miesięcznie, na tę samą kwotę, dla tego samego kontrahenta, mniej więcej tego samego dnia. To jest, jak ujął to prelegent, sytuacja „bezapelacyjna“: urzędy same to sygnalizują i zapowiadają narzędzie, które zautomatyzuje wyszukiwanie takich osób w bazach.

Odwrotność też jest prawdziwa. Jeden z uczestników opisał sytuację, w której obok stałej faktury wystawia jeszcze trzy–cztery inne, na różne kwoty i w różnych terminach. To już wygląda jak realna działalność gospodarcza, a nie ukryty etat – i taka osoba raczej nie będzie pierwsza w kolejce do sprawdzenia.

Warto też pamiętać, że przy uprawnieniach działających wstecz kontrola wywołana jedną osobą mogłaby objąć także umowy już zakończone, jeśli inne osoby pracowały na identycznych warunkach.

Jak przygotować firmę – audyt w kilku krokach

Niezależnie od tego, kiedy zmiany wejdą w życie, robotę do odrobienia można zacząć dziś:

Zrób rachunek sumienia. Jeśli sami czujecie, że coś jest na rzeczy, to prawdopodobnie jest.
Sprawdź, czy te same obowiązki nie są realizowane na dwóch różnych typach umów. To pierwszy sygnał alarmowy.
Przejrzyj schemat fakturowania. Jedna faktura, stała kwota, ten sam dzień miesiąca – to najłatwiejszy wzorzec do wychwycenia automatem.
Porównaj umowę z praktyką. Zdarza się, że ustalenia sprzed sześciu lat dawno rozjechały się z tym, jak wygląda dzisiejsza współpraca. Rozstrzyga praktyka.
Zajrzyj do narzędzi, nie tylko do dokumentów. Maile, Slack, Trello, Asana czy Discord potrafią pokazać regularność, rozliczanie tygodniowe, KPI i podległość równie dobrze jak umowa. Czasy, w których urząd nie umiał tam zajrzeć, minęły.
Uporządkuj zasady rozliczeń. Wynagrodzenie powiązane z rezultatem, zmienna wartość faktur, brak sztywnego wymiaru godzin i możliwość pracy dla innych podmiotów to argumenty po stronie realnego B2B.

Sam prelegent podał własny przykład: dwie osoby na etacie i jedna współpraca B2B, w której wynagrodzenie to procent od faktur za konkretnych klientów, wartość faktury co miesiąc jest inna, zdarzają się miesiące bez faktury, a ta osoba ma też inne zatrudnienie. Taki układ jest czytelny.

Pytania uczestników webinaru

Czy takie same benefity dla B2B i etatowców to problem?

Sytuacja, w której obie grupy dostają dokładnie to samo, zawsze budzi zainteresowanie urzędu. Skoro analogiczne premie dla osób na etacie i na umowie cywilnoprawnej są jednym z kryteriów przemawiających za stosunkiem pracy, to jednolita prywatna opieka medyczna czy karta sportowa najprawdopodobniej też będzie takim kamyczkiem – może nie przeważającym, ale kolejnym.

Uczestniczka zaproponowała rozwiązanie pośrednie: osoba na B2B płaci pełną składkę za benefit, a etatowiec ma dofinansowanie od pracodawcy. Zdaniem prelegenta takie rozróżnienie działa na korzyść utrzymania umowy B2B.

Czy w umowie B2B wskazywać liczbę godzin w miesiącu?

Jeśli zależy Ci, żeby współpraca była jak najdalsza od etatu, lepiej tego nie robić – zwłaszcza gdy zawsze wychodzi z tego 160–174 godziny, czyli tyle, co pełny wymiar czasu pracy. To argument przemawiający wprost za etatem.

Czy wynagrodzenie prowizyjne chroni umowę B2B?

To argument po stronie B2B. Prowizja oznacza, że wysokość wynagrodzenia zależy od wyników i zaangażowania samego handlowca: odwiedzi trzech klientów, domknie jeden deal; odwiedzi dziewięciu, domknie trzy. Jeśli do tego sam ustala godziny z klientem – także wieczorami czy w weekendy, jak to bywa w handlu – to układ daleki od etatu. Umowa o pracę wygląda inaczej: masz zadania na wyznaczone godziny i dostajesz tyle samo niezależnie od efektu.

Czy przekazanie praw autorskich zabezpiecza przed przekwalifikowaniem?

Zdaniem prelegenta daje spory potencjał obrony, choć to odpowiedź „na szybko“. Skoro są prawa autorskie, to powstał utwór, a skoro powstał utwór, umowa najprawdopodobniej była nastawiona na rezultat, a nie na staranne działanie – czyli na coś innego niż podległość typowa dla etatu.

A jeśli w ogóle nie mamy podpisanej umowy?

To nie jest zabezpieczenie. Skoro w ocenie urzędu i tak decydują fakty, brak dokumentu niczego nie ukrywa – zwłaszcza że faktura i tak jest widoczna. Regularność, rozliczanie tygodniowe, KPI czy szkolenie stażystów wyjdą z korespondencji i narzędzi do pracy zespołowej.

Czy VAT ma jakiekolwiek znaczenie?

Nie. Ani w dotychczasowych wyrokach, ani w analizowanych propozycjach przepisów VAT nie pojawia się jako kryterium oceny umowy.

Co z kierowcą na B2B, rozliczanym za zlecenie?

Uczestnik opisał współpracę bez ustalonych godzin i podległości, ze stawką za trasę i bez urlopów. W ocenie prelegenta – wypowiedzianej wprost jako opinia „na tyle, na ile to słyszę“, a nie wiążąca porada – taki układ nie wypełnia cech stosunku pracy.

Co zmienia się na pewno – już od 24 grudnia 2025 r.

Druga część webinaru dotyczyła zmian, które w odróżnieniu od reformy PIP mają konkretną datę: wchodzą w życie w Wigilię 2025 roku i dotyczą ogłoszeń rekrutacyjnych.

Jawność wynagrodzeń w ogłoszeniach

W ogłoszeniu o pracę ma się pojawić kwota lub widełki wynagrodzenia. Koniec z sytuacjami, w których kandydat przechodzi cztery etapy rekrutacji i dopiero w piątym dowiaduje się, o jakie pieniądze walczy – a także z klasykiem „wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia“.

Czy da się to obejść widełkami „od 10 do 20 tysięcy“? Prawdopodobnie tak i prelegent tego nie ukrywał. Ale nawet takie widełki mówią więcej niż nic, a przekonamy się, czy praktyka nie zostanie z czasem doprecyzowana.

Neutralność płci w ogłoszeniach

Druga zmiana: ogłoszenie nie może wskazywać na płeć. Nie szukamy „budowlańca“ ani „asystentki“, tylko osoby na stanowisko asystenckie czy do opieki przedszkolnej. Wyjątki dotyczą sytuacji, w których płeć wynika z natury zadania – jak modelka do reklamy bielizny.

Praktyczne podpowiedzi z czatu i od prelegenta:

forma „PR manager / PR managerka“ jest bezpieczna – nic nie tracisz, stosując ją,
ogłoszenia po angielsku w dużej mierze zdejmują problem form żeńskich i męskich,
rozróżnianie rekrutacji zewnętrznych i wewnętrznych nie ma sensu – prościej stosować tę samą zasadę wszędzie,
za naruszenie grożą kary, a jak zauważył prelegent, byłoby po prostu głupio dostać karę za jedno źle dobrane słowo w ogłoszeniu.

Kluczowe wnioski z webinaru

Istotą reformy jest przeniesienie decyzji z sądu na urzędnika – wszystko inne jest tego konsekwencją.
Od 1 stycznia 2026 nic się nie wydarzy – w połowie grudnia 2025 projekt nie był jeszcze nawet w Sejmie.
Kryteria oceny umów się nie zmienią – wynikają z definicji stosunku pracy i z dotychczasowego orzecznictwa.
Nie ma progu „ile kryteriów to już etat“ – kamyczki mają różną wagę, a ocena jest indywidualna.
Rozstrzyga praktyka, nie treść umowy – i nie pomaga to, że obie strony chciały współpracy w takiej formie.
Największym ryzykiem były składki wstecz – pomysł skurczył się z pięciu lat do trzech, potem roku, a w grudniu 2025 mówiło się o rezygnacji z niego.
Jedna faktura miesięcznie na stałą kwotę to pierwsza pozycja na liście do sprawdzenia – urzędy zapowiadają automatyzację wyszukiwania takich przypadków.
Ta sama praca na dwóch różnych typach umów to sygnał alarmowy – zwłaszcza gdy dochodzą do tego identyczne benefity i premie.
Wynagrodzenie od rezultatu broni B2B, stała stawka za godziny mu szkodzi – prowizja handlowca jest tu argumentem po Twojej stronie.
Pracownikom na B2B na dziś nie grożą kary ani dopłaty składek – ale kwestie VAT-u i leasingu pozostają bez odpowiedzi.
Urząd zajrzy też do Slacka, Trello i maili – dowody podległości rzadko siedzą wyłącznie w umowie.
Zmiany w ogłoszeniach o pracę są pewne i wchodzą od 24 grudnia 2025 – widełki wynagrodzeń i neutralna płciowo nazwa stanowiska.

Uporządkuj współpracę z zespołem sprzedaży w jednym miejscu

Niezależnie od tego, w jakim kształcie wejdzie reforma, argumentem w rozmowie z kontrolą są dowody: kto, co i na jakich zasadach realizuje. Zobacz, jak Livespace porządkuje proces sprzedaży, zadania i wyniki handlowców, żeby zakres obowiązków i rozliczenie efektów nie były kwestią pamięci.

Umów prezentację

Jeśli interesują Cię inne prawne tematy dotyczące sprzedaży, sprawdź też podsumowanie webinaru Czy cold calling i cold mailing są nadal legalne?. Pozostałe nagrania znajdziesz w bibliotece webinarów.

Zmiany w prawie 2026: czy PIP przekształci Twoje umowy B2B w etaty?