Polityka prywatności aplikacji Livespace Card Scanner

1. O aplikacji i zakresie polityki

Livespace Card Scanner („Card Scanner” lub „Aplikacja”) to aplikacja mobilna na urządzenia z systemami Android i iOS, umożliwiająca fotografowanie wizytówek, automatyczne odczytywanie zawartych w nich informacji za pomocą technologii sztucznej inteligencji i dodawanie kontaktów do Livespace CRM. Aplikacja działa wyłącznie w powiązaniu z aktywnym kontem w Livespace CRM; nie umożliwia założenia odrębnego konta.

Niniejsza polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych związane z korzystaniem z Card Scanner. W sprawach dotyczących innych usług Livespace zastosowanie ma także ogólna polityka prywatności Livespace.

2. Kto odpowiada za przetwarzanie danych?

Dane z wizytówek i kontakty w CRM. Administratorem danych osobowych osoby, której wizytówka jest skanowana, jest podmiot korzystający z Livespace CRM (np. firma zatrudniająca użytkownika Aplikacji). To on określa cele i podstawę prawną pozyskiwania oraz wykorzystywania danych kontaktowych. Livespace S.A. przetwarza te dane w imieniu tego podmiotu, jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia. Dotyczy to również danych użytkownika przetwarzanych na zlecenie klienta w celu powiązania skanu z jego instancją CRM i zapisania kontaktu.

Dane przetwarzane przez Livespace na własne potrzeby. W zakresie, w jakim Livespace samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa infrastruktury, diagnostyką i utrzymaniem usługi, administratorem tych danych jest Livespace S.A., ul. Tadeusza Rejtana 17/38, 02-516 Warszawa, KRS 0001146367, NIP 5213568709. Kontakt w sprawach ochrony danych: ochronadanych@livespace.io. Livespace nie wyznaczył inspektora ochrony danych; podany adres jest ogólnym kanałem kontaktowym w sprawach prywatności.

3. Jakie dane przetwarza Aplikacja?

Podczas skanowania wizytówki Aplikacja może przetwarzać jej zdjęcie, przycięty obraz oraz następujące informacje odczytane z wizytówki: imię, nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu, adres pocztowy i adres strony internetowej. Jeśli zdjęcie obejmuje więcej niż jedną wizytówkę, może zawierać dane kilku osób.

W związku z korzystaniem z Aplikacji przetwarzane są także dane użytkownika Livespace CRM niezbędne do logowania i obsługi skanów, w szczególności nazwa instancji, adres e-mail, hasło wykorzystywane do uwierzytelnienia i odnawiania sesji, identyfikator użytkownika, identyfikator sesji, token zabezpieczający oraz ustawiony język interfejsu.

Powstają również informacje techniczne dotyczące korzystania z usługi, m.in. adres IP, data i czas żądania, identyfikatory użytkownika i instancji, adresy URL, identyfikatory żądań, kody odpowiedzi oraz dane o urządzeniu lub aplikacji. Niektóre krótkotrwałe zapisy diagnostyczne mogą zawierać fragment obrazu przekazanego do analizy.

Aplikacja wymaga dostępu do aparatu w celu wykonania zdjęcia. Nie korzysta z lokalizacji urządzenia, książki adresowej, galerii zdjęć ani identyfikatora reklamowego i nie zawiera własnych narzędzi analitycznych ani reklamowych. W starszych wersjach systemu Android mogą występować dodatkowe uprawnienia do pamięci urządzenia wynikające z wykorzystywanych bibliotek.

4. Jak przebiega skanowanie i odczytywanie wizytówek?

Użytkownik fotografuje wizytówkę w Card Scanner. Zdjęcie jest przetwarzane lokalnie w Aplikacji, a następnie obraz przeznaczony do rozpoznania jest przesyłany za pośrednictwem instancji Livespace CRM do usługi przetwarzania obrazu obsługiwanej przez Livespace. W celu odczytania tekstu usługa ta korzysta z modeli udostępnianych przez Amazon Web Services (AWS) w usłudze Amazon Bedrock.

Po odczytaniu danych tworzony jest kontakt w CRM klienta. Aplikacja domyślnie umożliwia szybki, automatyczny zapis kontaktu. Użytkownik może wyłączyć tę opcję i weryfikować oraz poprawiać dane przed zapisaniem. W przypadku wybranych błędów walidacji Aplikacja wymaga sprawdzenia odczytanych informacji.

Przycięte zdjęcie wizytówki jest dołączane do notatki powiązanej z kontaktem w CRM. Jest ono widoczne w interfejsie CRM dla użytkowników mających dostęp do danego kontaktu. Jeżeli na jednym zdjęciu znajduje się kilka wizytówek, ta sama fotografia może zostać dołączona do kilku kontaktów i zawierać dane innych osób. Dlatego zaleca się wykonywanie osobnego zdjęcia każdej wizytówki.

Dane rozpoznawane są przez narzędzia AI, które mogą błędnie odczytać treść. Użytkownik powinien zweryfikować ich poprawność przed dalszym wykorzystaniem. Odczytywanie danych z wizytówki i zapis kontaktu nie stanowią zautomatyzowanego podejmowania decyzji wobec osoby z wizytówki wywołującej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływającej w rozumieniu art. 22 RODO.

5. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzane są dane?

Przetwarzanie na rzecz klientów Livespace. Dane z wizytówek i związane z nimi informacje użytkowników są przetwarzane przez Livespace w celu świadczenia funkcji Card Scanner, odczytu i zapisywania kontaktów oraz zapewnienia działania CRM, na polecenie właściwego administratora danych. To klient Livespace, a nie sama Aplikacja, odpowiada za ustalenie właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych osób z wizytówek i za spełnienie obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 lub 14 RODO. Sama okoliczność wręczenia wizytówki nie oznacza zgody na dowolne wykorzystywanie danych, w szczególności do marketingu.

Przetwarzanie przez Livespace jako administratora. Własne logi i niezbędne dane diagnostyczne Livespace wykorzystuje w celu zapewnienia bezpieczeństwa usługi i infrastruktury, wykrywania nadużyć, diagnozowania błędów oraz zachowania ciągłości działania systemu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Livespace polegający na ochronie systemów, danych oraz zapewnieniu niezawodnego świadczenia usług. W stosownych przypadkach dane mogą być także przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) albo wykonania obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dane niezbędne do logowania i wykonania skanu są wymagane do korzystania z Aplikacji. Dane techniczne powstają automatycznie podczas komunikacji z usługą. Card Scanner nie wykorzystuje danych z wizytówek do własnych działań reklamowych ani marketingowych Livespace.

6. Komu mogą być przekazywane dane?

W związku ze świadczeniem funkcji Card Scanner dane mogą być przetwarzane przez dostawców infrastruktury i usług technicznych działających na zlecenie Livespace, w szczególności:

• Amazon Web Services (AWS) — infrastruktura chmurowa i usługa Amazon Bedrock wykorzystywana do odczytywania treści wizytówek; dostawca może również stosować przewidziane dla usługi mechanizmy bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom;
• HOSTERSI sp. z o.o. — administracja usługami hostingowymi i wsparcie infrastruktury.

Dostęp do danych w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków służbowych mogą mieć również upoważnieni pracownicy i współpracownicy Livespace. Dane mogą zostać udostępnione uprawnionym organom, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów. Pełny wykaz podprzetwarzających dla usługi Livespace znajduje się w załączniku do obowiązującej umowy powierzenia.

7. Gdzie przetwarzane są dane i czy trafiają poza EOG?

Zgodnie z ustaleniami dotyczącymi Card Scanner infrastruktura przetwarzająca obrazy wizytówek oraz wywołania modeli Amazon Bedrock znajdują się w Unii Europejskiej; usługa rozpoznawania może korzystać z więcej niż jednego regionu UE.

Samo korzystanie z usług podmiotu należącego do międzynarodowej grupy kapitałowej nie przesądza o przekazaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w ramach świadczenia usług dochodzi do przekazywania danych do państwa trzeciego, zastosowanie mają warunki wynikające z rozdziału V RODO. Informacje o konkretnym przekazaniu i stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać pod adresem ochronadanych@livespace.io.

8. Jak długo przechowywane są dane?

Okresy przechowywania zależą od rodzaju danych i miejsca ich zapisania:

• Na urządzeniu użytkownika: zdjęcia i dane skanów pozostają w pamięci Aplikacji do ich usunięcia przez użytkownika lub odinstalowania Aplikacji. Kopie robocze mogą przez pewien czas pozostawać w systemowej pamięci tymczasowej.
• W CRM klienta: przycięte zdjęcie pozostaje jako plik dołączony do notatki. Samo usunięcie kontaktu, notatki lub odłączenie załącznika nie oznacza obecnie trwałego usunięcia zdjęcia z magazynu plików.
• W usłudze przetwarzania obrazu: zapis obrazu pozostaje zasadniczo przez okres istnienia instancji CRM klienta; obecnie nie działa mechanizm trwałego usuwania pojedynczego obrazu.
• Po usunięciu całej instancji CRM: uruchamiany jest proces usuwania danych instancji, obejmujący także obrazy w usłudze przetwarzania. Standardowe kopie zapasowe baz danych mogą być przechowywane do 90 dni. Odrębne, ręcznie tworzone kopie techniczne nie mają obecnie jednolitego automatycznego okresu wygasania.
• Dzienniki dostępu do load balancerów (ALB): 90 dni; dzienniki zapory WAF: 90 dni dla warstwy regionalnej i 30 dni dla CloudFront; dzienniki przepływów sieciowych: 30 dni; dzienniki audytowe klastra: 30 dni.
• Dzienniki aplikacyjne: przez okres wynikający z konfiguracji systemu rejestrowania zdarzeń, ustalany z uwzględnieniem potrzeb utrzymania i bezpieczeństwa usługi.
• Historia logowań w instancji CRM: wpisy obejmujące m.in. adres IP i identyfikatory sesji są obecnie przechowywane bez automatycznego mechanizmu okresowego usuwania, zasadniczo przez okres istnienia instancji.

Usunięcie skanów zapisanych lokalnie w Aplikacji nie usuwa danych przekazanych wcześniej do Livespace CRM ani zapisów w usłudze rozpoznawania obrazu. Okresy przechowywania danych w CRM są związane także z działaniami i obowiązkami administratora — firmy korzystającej z Livespace.

9. Bezpieczeństwo i dane na urządzeniu

W komunikacji Aplikacji z instancją Livespace CRM stosowane są szyfrowane połączenia TLS. Dane znajdujące się w produkcyjnych bazach i magazynach obiektowych są objęte mechanizmami szyfrowania w spoczynku. Livespace stosuje ponadto narzędzia monitorowania i rejestrowania zdarzeń bezpieczeństwa oraz zarządzania dostępem. Szczegółowe zabezpieczenia są aktualizowane wraz z rozwojem infrastruktury.

Hasło użytkownika przechowywane na urządzeniu na potrzeby odnawiania sesji jest zapisywane w zabezpieczonym magazynie systemowym (Keychain w iOS lub Keystore w Androidzie). Wylogowanie usuwa zapisane dane sesji i hasło z Aplikacji.

Dane Aplikacji mogą zostać objęte systemową kopią zapasową urządzenia, odpowiednio w usługach powiązanych z kontem Google lub Apple, zależnie od ustawień urządzenia i systemu operacyjnego. Zarządzanie takimi kopiami odbywa się według zasad właściwego dostawcy systemu lub usługi kopii zapasowej.

10. Jak można wykonywać prawa dotyczące danych?

Jeżeli Twoja wizytówka została zeskanowana, w sprawach dostępu, sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania i pozostałych praw wynikających z RODO należy zwracać się przede wszystkim do firmy, której przedstawiciel zeskanował wizytówkę i która jest administratorem tych danych. To ona ocenia podstawy przetwarzania i zasadność żądania. Livespace jako podmiot przetwarzający udziela jej pomocy w granicach swoich obowiązków wynikających z RODO i umowy powierzenia.

Jeżeli chodzi o dane, których administratorem jest Livespace, możesz — stosownie do przesłanek określonych w RODO — żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawo do przenoszenia danych przysługuje w przypadkach określonych w art. 20 RODO. Nie każde żądanie musi prowadzić do zmiany lub usunięcia historycznego wpisu w dzienniku, jeżeli zapis wiernie odzwierciedla zdarzenie i dalsze przechowywanie ma odpowiednią podstawę prawną.

Wnioski dotyczące przetwarzania danych przez Livespace można kierować na adres ochronadanych@livespace.io albo korespondencyjnie na adres siedziby spółki. W przypadku żądań odnoszących się do danych w CRM klienta prosimy wskazać, o ile to możliwe, nazwę właściwej firmy lub instancji oraz przybliżony termin skanowania; ułatwi to ustalenie właściwego administratora. Skierowanie wniosku do Livespace nie zastępuje zgłoszenia go właściwemu administratorowi danych.

Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl), jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza RODO.

11. Zasady informowania osób, których wizytówki są skanowane

Podmiot korzystający z Card Scanner samodzielnie odpowiada za poinformowanie osób, których dane gromadzi w CRM, o administratorze, celach, podstawach prawnych i pozostałych informacjach wymaganych przez RODO. W zależności od sposobu pozyskania danych zastosowanie może mieć art. 13 RODO (dane otrzymane bezpośrednio od osoby) albo art. 14 RODO (dane pochodzące z innego źródła). Niniejsza polityka nie zastępuje obowiązku informacyjnego ciążącego na kliencie Livespace.

12. Zmiany polityki i kontakt

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami funkcji Card Scanner, zasad przetwarzania danych lub przepisów prawa. Aktualna wersja będzie udostępniana pod adresem wskazanym w Aplikacji oraz w jej karcie w odpowiednim sklepie z aplikacjami. Pytania dotyczące niniejszej polityki można kierować na ochronadanych@livespace.io.